직장에서 살아남기 1화 - "Notion(노션)"으로 업무 뽀개기

Notion – 메모, 작업, 위키, 데이터베이스를 위한 올인원 워크스페이스

회사에 들어오고 나서 노션을 활용하게 되었다. 노션은 잠깐 한 번 훑었던 적이 있었지만 제대로 활용해본 적은 없었다. 지라가 개발, 프로젝트 관리 쪽에서 탁월한 협업 툴이라면 노션은 개인적인 업무 메모, 팀 메모 등에 활용되기 좋은 협업 툴 같았다.

나는 현재 팀 노션, 개인 노션 이렇게 두 가지로 노션을 사용하고 있다. 팀 노션은 보안상^^ 포스팅에 올릴 수 없어서 개인 노션을 올리기로 했다. 개인 노션에도 올릴 수 없는 것들이 좀 있지만 최대한 모자이크해서 올려보려고 한다. 

참고로 예쁘게 정리되어있지는 않고, 최대한 템플릿을 활용해서 내 눈에 보기 쉽게 정리해두었다.

 

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일단 상위 페이지는 이렇게 구성되어있다. 즐겨찾기는 내가 하루에도 50번씩 들락날락 거리는 페이지들이다. 개인 페이지에는 내 진짜 개인메모도 있고, 팀 관리, 작업 관리 페이지도 있다. 

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1. 로드맵 - 작업 진행 상황 확인

비교적 작은 프로젝트 중

로드맵은 프로젝트의 작업 진행 상황을 확인하는 공간이다. 상태별로 확인하는 게 가장 편해서 디폴트 값으로 두었다. 큰 테스크를 조금 작게 쪼개서 입력한 다음, 시작 전/진행 중/완료로 테스크의 진행상황을 한눈에 볼 수 있다. 

이렇게 하면 누가 지금 어떤 작업을 (작업 중에서도 그냥 작업인지, 오류 수정인지 등등) 하고 있는지 알고 있어서 소통하기가 편리하다. 

 

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2. 일일 업무 관리

회사에 들어오고나서 세웠던 가장 첫 번째 목표는 일일 업무 계획을 세워서 움직이자. 였다. 겸사겸사 일일업무보고도 매일 해야 하기 때문에 노션을 활용해서 일일 업무 작성을 하고 있다. 

바쁘면 가끔 빼먹기도 한다

일단 캘린더로 보는 게 편해서 캘린더를 디폴트 템플릿으로 해두었다. 

가끔은 한 눈에 보고 싶어서 갤러리 템플릿도 만들어 두었다.

그나마 덜 가릴만한 일일 업무를 가지고 와봤다. 보통 출근 전/오전/오후로 나누어 작성한다. 출근 전은 나의 업무 시작 시간 전에 할 일을 말한다. (나는 8시 30분 출근인데 8시에 출근해서 공부를 한다.)

오전에 한 번 체크해주고, 오후에 한 번 체크해준다. 체크하지 않는 사항은 다음 날로 넘긴다. 

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3. 회의/미팅 관리

직업 상 회의나 미팅을 가질 일이 잦다. 우리 팀 미팅도 하루에 한 번은 하니 말이다. 그래서 나는 회의/미팅 관리를 따로 해준다.

회의는 모든 세션 템플릿이 더 보기가 편해서 모든 세션 템플릿을 디폴트 값으로 해두었다. 가끔은 캘린더나 작업별로 확인한다. 지금이 2월이기 때문에 2월인 데이터만 볼 수 있게 필터링 해두었다. (노션 진짜 필터 너무 잘 되어있어서 편하다. 감동작렬...)

회의/미팅 페이지 구성은 회의명, 작업명, 참여자, 회의/미팅 날짜와 시간, 장소, 주제, 특이사항으로 구성되어있다.

 

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4. 작업 목록 관리

나는 직장인이자 서비스기획자이자 학생이자 사이드 프로젝트 참여자이다. 그래서 다양한 개인 작업들을 한 번에 관리할 공간이 필요했다. 

데드라인을 지키기 위해서 마감 기한은 진짜 기한보다 더 빠르게 잡아두었다.

일단 기본적으로 할일, 회사 팀 작업, 개인적으로 할 일, 사이드 프로젝트에서 할 일, 각종 시험 정보 등이 적혀있다. 작업 목록은 한 눈에 보는 걸 선호해서 보드 뷰 템플릿을 디폴트 값으로 해두었다. 가끔은 날짜별로 보기도 한다.

 

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5. 자료 관리

일을 하다보니 수많은 자료들이 날아온다. 파일 정리도 수시로 해주는 편이지만, 혹시 모를 사태에 대비해 자료 관리 페이지를 따로 만들어 확인 중이다. 

전체 자료는 아주 많다.

노션 필터링의 진가를 확인할 수 있는 페이지라고 생각한다. 현재 특정 작업과 관련된 자료만 볼 수 있게 필터링해두었다. 

자료명은 무엇인지, 관련된 작업은 무엇인지, 이건 어떤 자료인지, 작성자와 제공자는 누구인지, 공유해준 사람은 누구인지, 제공 날짜는 며칠인지, 제공 경로는 어떻게 되는 지를 적어두었다.

나 진짜 변태같다. 그렇지만... 이렇게 하면 절대 헷갈릴 일이 없기에 좋은 변태짓이라고 생각하며...

 

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6. 연차/재택/조기퇴근 관리

나는 복잡...한 이유로 프로젝트, 팀 리더가 되었다. 일개 팀원이 어떻게 리더를 맡냐 믿을 수 없겠지만 진짜다. 프로젝트를 잘 진행하려면 팀원들의 근무 현황을 잘 관리해야 되겠다고 생각이 들었다.

내가 왜 하나 싶지만 경험이라 생각한다.

일단 조기퇴근/재택/공가/휴가 등 유형을 나누고 해당 날짜, 팀원 이름, 부장님께 전달했는지 안 했는지 체크, 사유, 특이사항을 정리해둔다.

보통 전달을 내가...하기 때문에 전달 여부가 가장 중요하다. 

후

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7. 회사, 업무 정보

나, <대저>는 <사수>가 없다. 그래서 한 번 누가 얘기해줄 때 잘 귀담아 들어야 하고, 자주 물어볼 사람도 없다. 그래서 회사 정보나 업무 정보들은 다 한 곳에 모아 적어두었다.

일단 서비스 기획 쪽에서 내가 자주 확인하는 정보들 (인터넷 발)을 페이지로 정리해두었다. 

또 팀이 같이 사용하는 아이디/비밀번호도 따로 페이지로 정리해두기도 했다. 또 회사의 휴가 정책이나 휴가 신청 같은 것들도 적어두었다. (결재선 같은 것들) 

 

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8. 연락처

연락처는 핸드폰에 다 저장해두지만, 그래도 따로 적어두었다. 특히 명함을 받는 경우 혹시 모를 상황에 대비해 명함에 있는 정보들을 여기에 옮겨 담고 보관한다.

이런 느낌이다.

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9. 독서 목록

독서 목록은 아주 최근에 만든 페이지이다. 독서를 자주 하고 싶어서 책을 가까이하려 하는데 내가 지금 읽고 있는 책, 읽은 책들을 기록하면 좋을 것 같았다.

티스토리 블로그에 독서노트를 썼다면 쓴 링크까지 첨부한다.

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10. 생각

생각은 아주 자유로운 공간이다. 아이디어가 번뜩 떠올랐다거나 그냥 나중에 정리해야할 생각들을 아무렇게나 적어두는 공간이다.

생각 정리가 됐다거나 실제 프로젝트에 반영이 됐거나 하는 것들은 지워버린다.

 

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11. 포트폴리오 (블로그)

이건 뭐냐면, 노션 포트폴리오를 만들고 싶어서 레이아웃을 짜보는 공간이다. 만약 다 완성이 된다면 이 티스토리 블로그에 올려보고 싶다.

많은 사람들이 내 블로그를 보진 않지만, 그래도 필요한 사람들이 이 작은 블로그까지 들어와 내가 만든 템플릿을 복제해서 본인만의 포트폴리오를 완성하고 새 보금자리에 들어가게 된다면 너무 뿌듯할 것 같다.

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나는 위와 같은 식으로 노션을 활용한다. 기본 템플릿을 많이 활용하는데 그걸로도 충분할 만큼 노션은 좋은 툴이라고 생각한다. 처음엔 어떻게 사용해야할 지 몰라서 대충 글만 쓰고 그랬는데 지금은 이것저것 잘 활용해서 사용 중이다. 앞으로 더 자주 써서 노션 마스터가 되고 싶은 마음 ㅎㅎ